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　　搭建以政务办公系统（OA系统）为主，政务微信、政务邮箱为辅的电子函件处理平台，需结合公文办理规范流程和电子函件流转特点，抓好函件的

　　相对于纸质，电子函件的制发程序等简易很多，易造成函件质量参差不齐的情况。

　　因此，办理电子函件首先应把好收文第一关，做到“六察”，即察政治表述是不是正确、察文种使用是否规范、察格式体例是否标准、察行文内容是否严谨、察审批手续是否完整、察行文事项是否确有必要。对于有一定的问题的函件，梳理退文依据，形成退文清单，一次性告知来文单位，退回重办。

　　一方面，在“文件拟稿”阶段嵌入表单及版式要求，明确不同文种拟稿必备要素和格式规范，帮助拟文单位迅速定好文件框架。

　　另一方面，探索容错登记，例如，企业来文商请政府协调相关事项，按照行文规范应使用函件，但企业往往采用请示等文种，来文登记时在表单中将其归为“函件”，及时校正错误，避免因频繁退文造成推诿扯皮的现象。

　　对于电子函件办理中需进一步了解的事项，应通过电话及时沟通。一般做到“三问”：

　　一问来文单位，了解行文原由、事项进展及存在问题等情况，全面梳理事实脉络，补足未能在函件中体现的信息。

　　二问同类公文办理有关情况，重要的函询事项往往不是孤立的，相关事项可能会在以往文件中涉及过，可通过查件问询的方式，全方面了解该类公文的办理流程、来文所协商事项的相关情况、有关会议的决策情况等，从而初步明确处理方向。

　　三问职能部门，对于职责边界不清的事项，应全方面了解有关部门的意见，明确责任分工、牵头单位、协办单位等。

　　电子函件拟办需要做到公正客观，应在精准把握、梳理、概括来文内容的基础上，提出拟办意见。拟办意见常采用“三段式”：

　　一是来文摘要，按照既不照搬原文也不曲解原意的要求，尽量精准地概括来文内容，节约领导阅件时间。

　　二是有关情况，将电话咨询或查阅文件得到的重要信息进行归纳，包括办理依据、流程要求、详细进展、部门意见等，辅助领导决策。

　　三是拟办建议，即明确牵头及会同单位，拟写有关建议。这是拟办意见的核心部分，关系函件的落实情况。对于已有定论、处理流程清晰的文件，拟办建议可以尽量具体，方便部门直接落实；对于情况复杂、短时没有办法解决的事项，拟办建议可以赋予部门更多主动权、自主权，为事情的落实留足空间。

　　电子函件因非接触式流转，易造成跟进不及时或传输范围扩大的问题，因此就需要通过技术方法完善管理。

　　一是标色分急缓。例如，关于征求意见的函，来文单位已明确回函时间，办件人员可根据征求意见事项的难易程度、处理流程及领导签批速度等，综合研判提出部门回复时间，并就紧急程度用不同颜分标注，便于领导掌握急缓情况及时签批。同时，对需要部门回复的件，还可设定回复时间提醒，超期则标注红色预警，方便督办。

　　二是留痕控范围。为防止文件传阅范围扩大或信息泄露问题发生，通过技术方法设置物理隔离，严禁文件在系统外传播，同时按照“经手留痕”的原则，对下载的文件附加经办人水印，确保文件的管理可追踪、责任可追溯。

　　三是敏感即预警。为加强文件保密工作，在系统中设计预警功能，发现含涉密内容的文件进入OA系统时，及时预警，并将相关信息传输至保密部门，确保第一时间跟进处理。

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