协同：细节管理的图腾（之一）
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[摘要]管理者常为细节管理而承受成本、效率之累，不能自拔。伴随着协同办公管理方式的出现，细节管理找到了操作的利器。协同工作与细节管理网络技术和通讯技术的亮相，令传统的管理有了新式武器。协同办公的概念也由此引发而变得有意义。这种概念直接诱发了管理方式的进化，它把以PC为中心的客户端体验，与互联网低成本的应用完
管理者常为细节管理而承受成本、效率之累，不能自拔。伴随着协同办公管理方式的出现，细节管理找到了操作的利器。
网络技术和通讯技术的亮相，令传统的管理有了新式武器。协同办公的概念也由此引发而变得有意义。这种概念直接诱发了管理方式的进化，它把以PC为中心的客户端体验，与互联网低成本的应用完美地结合在一起。
郭旭： 二战取得最后胜利的“盟军”靠的就是协同作战。同样，企业要想获取竞争优势，管理方式决不能再墨守成规。为何企业对协同办公的热恋如此强烈？
史美林： 其实，协同办公的概念并不很新，最早在20世纪70年代末这种思想就已然浮现。只是由于手段的限制，没有更大的突破和发展。尤其是在商用领域，OA、MIS等概念都尚未成熟。直到最近5年，随着电子商务、电子政务、网格计算的出现，尤其是在经济因素的推动和网络等有关技术的支持下，“协同”的概念开始慢慢的被人们所关注。更广义地讲，以相互配合、协调发展、共同协作等思想为特征的协同理念，将是未来社会持续健康发展的一个重要的方法论与价值观，成为一个更抽象、更具广泛意义的哲学概念。自然地，协同理念也将成为未来软件发展的一个重要的思想理念。所以，要想保证一个由无数个零件所组成的系统正常运作，就一定要通过制定和贯彻执行各类技术标准和管理标准，从技术和组织理上把各方面的细节有机地联系协调起来，形成一个统一的系统，才可能正真的保证其生产和工作有条不紊地进行。
萧耀民：从具体应用的角度看，用户通过协同办公平台访问诸如消息传送、日程安排、网络会议、即时消息传送、学习和文档等集成化应用。所有这些应用都包括在他们所处的工作环境中，并非独立的多个应用。
梁建强： 事实上，协同办公的理念大多数来源于于解决客户一直在变化的个性需求。现代公司竞争不仅是某个点的优势竞争，而是企业总实力的竞争，所以协同办公的关键在协同。这就要求企业要能够充分的利用各种资源，面对市场的变化迅速做出一定的反应。过去的信息管理方法重点是在提升公司某一方面的反应速度或运行效率，如CRM在销售端的客户关系等等。可是为迎合今天市场的需求，这些还是不够的，企业应该做到保持全身敏感的状态。
王志东： 我们大家可以从经济和技术这两个角度来看待这样的一个问题：一方面竞争日趋加剧，对企业内部管理的运作提出了更高的要求。人们发现利用有效的协作可完全降低成、提高质量，以便对市场做出快速反应，从而提升自身的核心竞争力。我相信这种来自外界的压力，使得协同办公，对企业和组织而言，已经不是一个可选项，而是一个必选项。另一方面是科技的加速发展尤其是信息技术的渗透，使得计算机支持的协同工作更为具体，而不是夸夸其谈。从现在来看，协同办公已经不单单是对工作方式产生了变革，某些特定的程度上也改变了人们的生活方式。
郭旭： 协同作战在现代战争中是克敌制胜的重要支柱。那么，协同办公的作用能体现在哪些方面？
萧耀民 ：我们大家都认为，协同办公的出现不单单是进化的、还是革命性的。它可以从提高价值和节约时间等方面，给公司的管理应用带来革命性的提高。在使用的过程中，协同办公能够为公司可以提供集中化的管理、设置和客户端更新，并使得所有功能都可以在一致的用户界面下得以实现。随着协同办公平台有更多的功能可供选择，企业能够轻轻松松实现应用管理的不断扩展。
梁建强 ：最主要的作用还是在于，协同办公提高了企业的整体运行效率，避免了沟通上的一些障碍。除此之外，还可提升企业决策的速度和科学性。庆幸的是，协同办公整个市场的格局还没有形成。这对软件厂商来说，是一个机会也是一个挑战。值得注意的是，要想做好这块市场除了要设计出好的产品以外，更需要有一个能够让大家认可的理念。我们完全有理由相信协同办公软件市场拥有美好的前景。
王志东： 我们要看到，随着企业信息化与电子政务的深入，企业和机构对协同办公软件的需求将迅速扩大，早期建设的电子邮件与办公自动化系统也将面临着升级换代的要求。协同软件将很可能成为继Office等办公套件后，又一具有巨大市场潜力的通用软件领域。同时协同办公软件的推广应用也将进一步提升公司与政务系统的工作效率，最终全面提升企业的竞争力。
梵燕 ：我们集团在全国各地有十几家分公司。为了随时把握第一手的财务数据，以便集团及时做出战略调整。必须想方设法借助一种工具，在任何时间段内都能迅速的汇总各个分公司的财务报表。起初，财务部考虑用电子邮件汇总，但是工作效率很差。后来了解到，协同办公软件中的相关应用功能符合我们的需求。它可以解决异地报表传输慢、下载困难、原稿不能直接修改的问题。
史美林： 总的来说，协同办公最大的意义在于协调、整合、优化企业的资源，从而提升公司的核心竞争力。
所有的大事都是由小事构成的，企业不仅要管大事，还要管小事。协同办公的意义就是在于把所有的小事都实现条理化、规范化，最终才能决定大事的成败
郭旭 ：协同办公的概念对一般的企业而言还比较新鲜，那么该如何让企业接受这一概念并有效地加以利用呢?
史美林： 你说得很对，国内大部分企业还没有深刻体会到协同办公的甜头。因此，除了做必要的培训和教育外，还需要亲身使用，让用户感受到其所带来的好处。最根本的在于，让员工乐于接受它，乐于参与到协同办公中来。我们所说的协同办公是包括企业中所有的人员，而不单单是企业的管理者。因为协同本身就是一个互动优化的过程。
梁建强： 在实际推广中，我们得知用户的参与度还是不够。我们和许多企业提到，推行协同办公一定要倡导“全员参与、重点推广”。只有让每一个人都参与才可能发现更多的问题，才能提前避免矛盾，以免后患无穷。同时，必须让企业员工对协同办公有价值方面的认同感，因为协同办公和传统的信息管理系统不同，它最大的特点是效益体现在企业整体上。一定要让用户感受到公司整体效益和协同办公的紧密关系。
王志东： 可以说，技术对协同办公来讲已经不存在什么障碍了。阻碍还是来自于企业内部管理理念的变革。这种变革在于，要把管理分解成一个一个的时间碎片，然后利用协同办公软件把相关的业务信息、流程、数据有效地组织起来，以推进企业管理有条不紊的进行。
史美林： 我们要承认，每个人的管理能力都是有限的，所以要靠信息技术来化解管理的极限。在协同办公过程中，除了需要信息的交互与共享之外，还需要注意信息的安全性。还是注意的是，协同办公是作为一个整体来有效的配置和使用企业的资源，是一个从协调到优化的进化过程。
王志东： 我们要看到，一些规模庞大的集团公司为实现动态管理，不惜成本搭建专网，配备大型服务器。这仅仅停留在企业内部的管理，并没有外延开来，仍旧不能随时随地的办公。
梁建强： 企业怎么样才可以应对瞬息万变的市场需求呢？这就要求企业的每一个有关部门都要有市场的概念和客户的概念。以前各个部门只要做好自己的事就万事大吉了。现代企业的要求是不仅要做好本部门的工作，还要思考怎么样去配合其他部门的工作。这需要内部有一个平台把企业各个部门有机地联系起来，这就是协同办公。
有位年轻人利用互联网相中了一家汽车公司的一款轿车，浏览完网上所展示的100多辆各种车的照片后，竟没有一辆中意的。他表示想要一辆灰底黑边车。但本公司没有这种颜色的车，销售员急忙通过协同办公软件向远在千里之外的公司销售部主任汇报情况，又和生产部经理在线沟通。两天后，销售人员告之年轻人来取车。年轻人看到了他想要的灰底黑边车，但还是不满意，说这车不是他要的规格。经验比较丰富的销售人员耐心地询问后，又通过协同办公系统与销售主管和生产经理组成临时会议小组，商量解决方案。三天后，年轻人看到他想要的规格、型号、式样的车。可是他试开了一圈后，又提出给汽车安装一个天窗。此前，销售人员已经和销售主管、生产经理预想到了比这更多的要求，便毫不犹豫让年轻人下午来提车。挑剔的年轻人终于从这家汽车公司买走了他中意的车。
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